Ze is een echt avondmens. Toch zie je haar al voor dag en dauw op haar post. Als ze dienst heeft zit Heleen Padding rond kwart voor acht bij de receptie. En dan is de wekker al om 06.20 uur afgegaan…
‘Ik zorg er altijd voor om vóór acht uur op het werk te zijn. Dat moet ook wel, want om acht uur vindt de overdracht van bewaking- en beveiligingsbedrijf Securicor plaats. We krijgen dan te horen of er nog bijzonderheden waren in de avond en nacht. Of ze mensen tussen 07.00 en 08.00 uur toegangspasjes hebben gegeven, of sleutels’. Daarna rustig een kopje koffie drinken? ‘Soms, maar vaak ook niet. De telefoon staat toch wel regelmatig roodgloeiend. Zeker als er een mailing de deur uit is geweest rondom de meterstanden, of de jaarafrekening. Als het heel erg druk is op de klantenadministratie krijgen wij van de receptie de overloop van de telefoontjes.’
Dagelijks 350 telefoontjes
Rond half negen stroomt het grootste deel van de medewerkers van ons bedrijf binnen. En dat merkt Heleen aan de Topdesk-meldingen. ’Vanaf dat moment verwerk je dagelijks zo’n 20-25 meldingen, naast de gemiddeld 350 telefoontjes. Mensen willen vergaderfaciliteiten regelen. Of hebben een auto nodig. Of we krijgen meldingen dat hun telefoon het niet doet. Dat probeer je zo snel en goed mogelijk af te handelen’. Lacht: ‘We streven als afdeling natuurlijk naar perfectie.’
Opstellen rapportage soms stressmoment
Tussen alle hectiek van het regelen van diverse onverwachte zaken door zijn er natuurlijk ook de vaste klussen. ‘Iedereen bij ons heeft zo z’n specialiteit, zodat de taken evenredig verdeeld zijn. De een regelt bijvoorbeeld de grote evenementen en bijeenkomsten. Een ander zorgt voor de roosters van de receptie. De visitekaartjes regel ik en ik zorg ervoor dat er elke maand en elk kwartaal een rapportage is van de facilitaire dienst. Daarin worden prestaties geregistreerd, zoals het aantal binnengekomen telefoontjes, Topdesk-meldingen, bezoekers, gegevens over de catering, eigenlijk alle resultaten op facilitair gebied. Dat is af en toe een echt stressmoment, want je moet overal je informatie vandaan halen.’
Mensen ontzorgen
Om vijf uur gaat de receptie dicht. ‘We controleren dan of de telefoon goed doorgeschakeld staat en of het juiste antwoordbandje aan staat. We lopen na of het magazijn dicht zit, het smartboard uit is en ruimen onze bureaus op. Als m’n gewone werk is blijven liggen ga ik soms nog wel eens een uurtje door om het af te maken, lekker rustig zo zonder telefoon.’ Heleen heeft echt hart voor de zaak? ‘Ik vind het leuk hier te werken. Er is veel afwisseling. En er staat ook veel waardering tegenover, we krijgen vaak complimenten over dat we meedenken. Dat hoort ook bij onze taak: we moeten mensen ontzorgen. Ik vind het heel plezierig dat mensen bij Waterbedrijf Groningen klaar staan voor elkaar, ik werk wel eens wat langer door voor een ander, en dat doen ze voor mij ook.’